Osallistava kirjaaminen muuttuvassa toimintaympäristössä – osaamista vahvistamassa Päijät-Hämeessä

Päijät-Hämeen hyvinvointialueella osallistavan kirjaamisen osaamista vahvistetaan samaan aikaan, kun sosiaalihuollon palvelu-uudistus, OmaKanta ja tekoälyavusteiset ratkaisut muuttavat kirjaamisen toimintaympäristöä. Muutosten keskellä on tärkeää pohtia, mitä osallistava kirjaaminen tarkoittaa käytännössä ja miksi sen merkitys juuri nyt korostuu.

Osallistava kirjaaminen on monelle tuttua: asiakkaan kanssa muodostetaan yhteistä ymmärrystä hänen tilanteestaan. Asiakas ei ole vain kirjaamisen kohde, vaan hän osallistuu itseään koskevan asiakirjasisällön tuottamiseen yhdessä ammattilaisen kanssa. Asiakkaan osallisuus vahvistuu, kun hän tietää, mitä hänestä kirjataan, voi tuoda esiin omat näkemyksensä ja tarvittaessa pyytää korjaamaan tietoa. Osallistava työtapa varmistaa, ettei työntekijä rakenna asiakkaan todellisuudesta irrallista tai poikkeavaa kuvaa. (Kansa-koulu-hanke 2023.)

Osallistava kirjaaminen tukee paitsi asiakkaan osallisuutta, myös työskentelyä. Laaksosen ym. (2011) mukaan asiakkaan ottaminen mukaan asiakastyön kirjaamiseen parantaa työskentelyn edellytyksiä ja turvaa ammattilaisen työtä. Asiakkaan luottamus työskentelyyn voi vahvistua, kun hän on tietoisempi sovituista asioista ja ammattilaisen tekemästä arviosta, eikä asiakirjojen sisältö tule jälkikäteen yllätyksenä.

Osallistava kirjaaminen ei siis ole uusi asia. Sen merkitys kuitenkin korostuu nykytilanteessa, kun kirjaamisen ympärillä tapahtuu suuria muutoksia. Palvelu-uudistus, asiakastietojen siirtyminen lähes reaaliaikaisesti OmaKantaan ja tekoälyavusteisten kirjaamisratkaisujen käyttöönotto vaikuttavat siihen, miten asiakastietoja jatkossa tuotetaan ja käytetään. Näiden muutosten keskellä on entistä tärkeämpää huolehtia siitä, että asiakkaan oma näkökulma säilyy kirjauksessa.

Palvelu-uudistus muuttaa kirjaamista, OmaKanta lisää läpinäkyvyyttä

Hallituksen esityksessä sosiaalihuoltolain uudistamiseksi tavoitteena on muun muassa vähentää päällekkäistä hallinnollista työtä ja keventää kirjaamiseen liittyviä velvoitteita (HE 180/2026 vp). Tämä ei tarkoita, että kirjaamisen merkitys vähenisi. Pikemminkin huomio kohdistuu entistä vahvemmin siihen, mikä tieto on asiakkaan tilanteen arvioinnin sekä palvelun järjestämisen ja toteuttamisen kannalta olennaista.

Olennaisuuden arviointi kuuluu ammattilaisen vastuulle, mutta sitä voi olla vaikea tehdä tietämättä, mikä asiakkaan itsensä mielestä on olennaista hänen omassa tilanteessaan. Osallistavassa kirjaamisessa asiakkaalta voidaan esimerkiksi kysyä, mitkä asiat hän pitää tärkeinä ja miten hän toivoo tilanteensa tulevan kuvatuksi. Tämä tukee ammattilaisen arviointia tuomalla asiakkaan näkökulman osaksi olennaisen tiedon tunnistamista. 

Sosiaalihuollon asiakastietojen näkyminen OmaKannassa lisää kirjaamisen avoimuutta. Asiakas voi nähdä, millaisin sanoin hänen tilanteestaan on kirjoitettu. Tämä tekee tekstin sävystä ja ymmärrettävyydestä entistä tärkeämpiä. Jos kirjaus sisältää vaikeaselkoista ammattikieltä tai työntekijän tulkintoja, joita ei ole erotettu asiakkaan omasta näkemyksestä, teksti voi aiheuttaa hämmennystä. Tai jos teksti sisältää asioita, joista asiakas ei ole tietoinen tai joista ei ole keskusteltu hänen kanssaan, voi luottamus ja sen myötä työskentelyn edellytykset heikentyä. Yhdessä läpikäyty kirjaus vähentää yllätyksiä ja mahdollistaa väärinkäsitysten ja virheiden korjaamisen jo tapaamisen aikana. Tämä voi vähentää jälkikäteisen korjaamisen tarvetta ja tehdä OmaKanta -näkyvyydestä työntekijälle hallittavamman.

 

Tekoälyavusteinen kirjaaminen osallisuuden tukena

Tekoälyavusteiset kirjaamisapurit ovat yleistymässä osana kirjaamisen käytäntöjä. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueella tehdyn kaksivuotisen tekoälyavusteisen kirjaamisen pilotin kokemusten perusteella tekoäly vähensi kirjaamiseen käytettyä työaikaa 29 minuuttia päivässä, vähensi työntekijän kokemaa kuormitusta ja vapautti aikaa asiakkaan kohtaamiseen (Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue, 2026). Myös Päijät-Hämeen hyvinvointialueella hiljattain aloitettuun pilottiin osallistuvien työntekijöiden ensimmäiset kommentit ovat olleet myönteisiä, mutta johtopäätösten tekeminen edellyttää lisää pilotointia ja arviointia.

Tekoälyavusteinen kirjaaminen voikin parhaimmillaan tukea osallistavaa kirjaamista. Kun ammattilaisen huomio ei mene tapaamisen aikana muistiinpanojen tekemiseen aikaa vapautuu parhaimmillaan asiakkaan kuunteluun, keskusteluun ja yhteisen ymmärryksen rakentamiseen. Tekoälyn lähes reaaliaikaisesti laatimaa kirjausluonnosta voidaan myös tarkastella yhdessä asiakkaan kanssa saman tien tapaamisen aikana.

Tekoälyn tuottama sujuva teksti ei vielä kuitenkaan ole valmis kirjaus. Luonnoksesta voi puuttua olennaisia asioita tai siinä voi olla virheellisiä tietoja. Terveydenhuollon tekoälyavusteisia kirjaamisapureita koskevassa tutkimuskirjallisuudessa on tunnistettu vastaavia rajoitteita. Nykyiset ratkaisut eivät aina pysty yhdistämään asiakkaan aikaisempaa tilannetta, eri tapaamisissa syntynyttä tietoa tai useista tietolähteistä muodostuvaa tietoa. Ne voivat myös jättää kirjaamatta tilanteen kannalta olennaisia tietoja, tai kirjata niin pitkiä tekstejä, että keskeisiä tietoja on vaikea tunnistaa tekstistä. (Ohde ym. 2026.) Vaikka edellä mainittu koskee terveydenhuollon kirjaamista, havainnot ovat huomionarvoisia myös sosiaalihuollossa, jossa ammattilainen arvioi kirjattavan tiedon olennaisuutta asiakkaan elämäntilanteen, historian ja aiempien palvelujen sekä sen perusteella, miten asiakas itse kokee tilanteensa ja mitkä asiat hänelle ovat tärkeitä.

Tekoäly ei välttämättä pysty tunnistamaan tätä kaikkea pelkän yksittäisen keskustelun perusteella. Siksi ammattilaisen tehtävänä on arvioida, puuttuuko luonnoksesta jotain oleellista tai korostuuko siinä joku asia liikaa ja vastaako teksti asiakkaan tilannetta. Osallistavan kirjaamisen näkökulmasta on lisäksi tärkeää tarkistaa yhdessä asiakkaan kanssa, vastaako luonnos käytyä keskustelua ja välittyykö asiakkaan oma näkökulma tekstistä asianmukaisesti.

 

Osallistavan kirjaamisen työtapoja vahvistetaan käytännössä

Sosiaalihuollon palvelu-uudistus, OmaKanta ja tekoälyavusteiset työvälineet muuttavat kirjaamisen toimintaympäristöä mutta eivät itsessään tee kirjaamisesta osallistavaa. Siihen tarvitaan edelleen asiakkaan ja ammattilaisen välistä keskustelua, yhteistä tiedon muodostamista ja ammatillista harkintaa. Juuri siksi osallistavan kirjaamisen vahvistaminen on nyt erityisen ajankohtaista.

Päijät-Hämeen hyvinvointialueella osallistavan kirjaamisen osaamista vahvistetaan yhteistyössä LAB-ammattikorkeakoulun kanssa. Vuosina 2025–2026 järjestettävät neljä työpajakokonaisuutta on suunnattu lapsiperhepalveluihin, työikäisten ja psykososiaalisen kuntoutuksen palveluihin, vammaispalveluihin sekä ikääntyneiden palveluihin. Työpajojen tavoitteena on vahvistaa yhdenmukaisia kirjaamiskäytäntöjä, edistää asiakkaan osallisuutta asiakasprosessin eri vaiheissa ja varmistaa eettisesti laadukas kirjaaminen asiakasturvallisuuden näkökulmasta.

Työpajoissa osallistavaa kirjaamista on harjoiteltu käytännön esimerkkien, simulaatioiden, pienryhmätyöskentelyn ja yhteisten keskustelujen avulla. Harjoituksissa on käsitelty esimerkiksi asiakkaan ja ammattilaisen näkökulmien erottamista, moniäänisen tekstin laatimista, asiakkaan tavoitteiden kirjaamista sekä haastavia ja tulkinnanvaraisia tilanteita. Palautteen perusteella käytännön harjoittelu, muiden yksiköiden toimintatapojen kuuleminen ja yhteinen pohdinta ovat tukeneet oppimista.

Työpajoissa opittua on viety arkeen esimerkiksi kysymällä asiakkaalta, mitä ja miten hän haluaa kirjattavan, lukemalla ja muokkaamalla tekstiä yhdessä asiakkaan kanssa sekä tekemällä asiakkaan näkökulmaa näkyväksi kirjauksessa. Samalla on tunnistettu tarve yhteisille käytännöille, säännölliselle harjoittelulle, vertaispalautteelle ja osallistavan kirjaamisen sisällyttämiselle perehdytykseen. Työpajojen jälkeen tavoitteena onkin ylläpitää osaamista ja vahvistaa yhdessä sovittujen toimintatapojen juurtumista osaksi jokapäiväistä asiakastyötä.

 

Marjo Peltonen

Asiantuntija, Perhe- ja sosiaalipalvelut

Lähteet:

HE 180/2026 vp. Hallituksen esitys eduskunnalle laiksi sosiaalihuoltolain muuttamisesta ja siihen liittyviksi laeiksi. Finlex: HE 180/2026 vp.

Kansa-koulu-hanke. 2023. Osallisuuden vahvistaminen kirjaamisen keinoin. Kirjaamisfoorumin avoin materiaalipankki. 14.8.2023. Verkkoaineisto.

Laaksonen, M., Kääriäinen, A., Penttilä, M., Tapola-Haapala, M., Sahala, H., Kärki, J. & Jäppinen, A. (2011). Asiakastyön dokumentointi sosiaalihuollossa: Opastusta asiakastiedon käyttöön ja kirjaamiseen. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos. Raportti 54/2011. https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe201205084983.

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue. (2026). Tekoälyavusteinen kirjaaminen kevensi sote-ammattilaisten työtä pilotissa | Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue

Ohde, J. W., Thompson, A., Liu, Z., Rost, L. M., Overgaard, J. D., Tan, J. Y. E., Overgaard, S. M., Sarmiento, R. F. R., Ke, Y., Liew, J. C. K., Ong, J. C. L. & Liu, N. (2026). Barriers and opportunities of scaling ambient AI scribes for clinical documentation across diverse healthcare settings. npj Digital Medicine, 9, 369. https://doi.org/10.1038/s41746-026-02554-0